Wanneer men de communicatiestromen in kaart brengt kan men gemakkelijker beslissen wie de informatie moet geven, voor wie de informatie bestemd is, op wel ogenblik de informatie gegeven wordt, wat die informatie precies inhoudt en welk medium het best geschikt is.

Het hoeft geen groot betoog. Iedereen in een organisatie is zender van boodschappen en iedereen is ontvanger van informatie. Vermits we uitgaan van het feit dat iedereen met iedereen mag (en moet) communiceren is het tekenen van een matrix evident .

Het verschil tussen informatie en communicatie is dat bij communicatie de zender van de informatie een bepaald doel nastreeft. Het doel definiëren is dus van kapitaal belang. Zo kan een werkgever beslissen dat elke leidinggevende in 2 minuten een juiste uitleg moet kunnen geven over de nieuwe investeringen.

Bij elke beslissing en bij elke belangrijk feit binnen de onderneming hoort de vraag wie geïnformeerd dient te worden.

Net zoals de vraag wie verantwoordelijk is om de informatie te organiseren.

Het juiste moment kiezen is van kapitaal belang, zeker als meerdere partijen de informatie moet krijgen. In dat geval zal men zich buigen over de voorrang.

Tot slot heb je de vraag naar het medium, dat kan variëren van informatie in een kleine groep tot schriftelijke communicatie, via beeldschermen, emails en algemene personeelsvergaderingen.

Voorbeeld van een communicatie aan alle personeelsleden over de stand van zaken van de sectorale onderhandelingen aan de hand van een personeelsbericht op de vooravond van de consultatie binnen de vakbonden.

Ook de externe communicatie moet binnen in de organisatie circuleren. Het gebeurt vaak dat eigen medewerkers aangesproken worden door een perscommuniqué van hun werkgever maar daar geen weet van hebben. De vaste regel, waar Laurence Jados op wijst,  is dus dat externe communiqués zowel naar eigen werknemers als naar de werknemersvertegenwoordigers gestuurd worden.

Een schema kan de beslissing vergemakkelijken en toont aan dat men geen communicatiespecialist moet zijn om een integraal communicatiesysteem op poten te zetten.

Enkele vuistregels respecteren verhogen de kans op succes.

Zie ook een aantal artikels geschreven door communicatiespecialisten

Wie nog niet overtuigd is kan zich laten inspireren door het artikel "Les entreprises ont du mal à parler à leurs salariés"