Je hoort het regelmatig. De werkgever ondergaat het sociaal overleg. De vergaderingen glijden wel eens af en zijn bron van sociale ergernis in hoofde van de bedrijfsleiding. We zoeken inspiratie bij “good practises” en vonden een paar vuistregels voor een goede werking van de overlegorganen.

 

Eerste vaststelling. Vergaderingen met inhoud en toegevoegde waarde voor de mensen en voor de onderneming komen niet van zelf. {reg}  Sociaal overleg is een werkwoord.

Tweede vaststelling. Sociaal overleg vereist visie. “Waar  wenst men naar toe te gaan met het sociaal overleg” is een vraag met een antwoord van de bedrijfsleiding. Welke toegevoegde waarde kan men verwachten (in zijn stoutste dromen) van de sociale dialoog met de vakbondsafvaardiging, in het comité PBW, in de ondernemingsraad en met de regionale secretarissen? Zowel tijdens het formeel overleg als in informele contacten. Wie geen toekomstbeeld heeft  in het sociaal overleg is zoals de fietser die alleen naar zijn voorwiel kijkt.

Derde vaststelling. Er bestaan een paar vuistregels. We overlopen die hieronder.

  1. Planning. De planning ligt lang op voorhand vast. Alleen overmacht kan de data doen veranderen. Het is de eerste uiting van respect en van het belang dat men hecht aan de formele vergaderingen.
  2. Voorbereiding. Elke vergadering wordt besproken op het directiecomité. Geen enkel punt wordt aan het toeval van de besprekingen tijdens de vergadering overgelaten. Dit veronderstelt o.m. dat de woordvoerder van de werkgever de inhoud van de punten aftoetst tijdens informele gesprekken en met de leidinggevenden.
  3. Timemanagement. De vergaderingen beginnen op tijd en eindigen op het voorziene uur. Ook dit is een uiting van respect voor de organisatie van het werk van alle partijen. Het normaal sociaal overleg is zeer belangrijk maar niet zo belangrijk dat al de rest moet wijken. Iedereen weet ook dat vergaderingen van meer dan 2 uren niet meer efficiënt zijn. Lange meetings moeten dus de uitzondering blijven (bvb. de vergaderingen van de OR omd e financieel economische informatie mee te delen).
  4. Aanwezigheden. Vermits vergaderingen van het sociaal overleg belangrijk zijn zal iedereen die geacht aanwezig te zijn een ernstige reden voor eventuele afwezigheid moeten kunnen voorleggen. Op die vergaderingen moet niemand aanwezig zijn die er niet hoort. Dus kennen plaatsvervangers hun plaats en komen alleen wanneer een effectief lid niet aanwezig kan zijn.
  5. Bevoegdheden. Volgens het arbeidsrecht heeft elk orgaan zijn eigen domein. In de eerste plaats vinden we het belangrijk dat elk orgaan zich houdt aan de gereglementeerde bevoegdheden. Een toepassing van deze regel bestaat er in dat een probleem dat opgelost dient te worden door de leidinggevenden eerst op de werkvloer aangepakt dienen te worden vooraleer het een thema van formeel overleg wordt. In de tweede plaats is een precieze afbakening van de besprekingen in elk orgaan ook belangrijk. Het is een uiting van professionalisme. Het is trouwens de enige mogelijkheid indien de leden van de vakbondsafvaardiging, comité en OR niet dezelfde zijn.
  6. Agenda. De onderwerpen worden op voorhand geagendeerd. Dat laat alle leden toe de vergadering voor te bereiden. Er is geen ruimte voor improvisatie. Niet geagendeerde punten worden uitgesteld. Het agendapunt “varia” kan in feite alleen maar dienen als vraag om bepaalde punten op de volgende vergadering te bespreken, tenzij alle partijen het eens zijn dat een probleem heel dringend aangepakt moet worden.
  7. Efficiëntie. Sociaal overleg is geen bezigheidstherapie. De problemen moeten opgelost worden. Zo snel mogelijk. Er is iets loos in de ondernemingen waar hetzelfde punt in de opeenvolgende vergaderingen geagendeerd is. Het laat een indruk van slordigheid, besluiteloosheid of manipulatie achter.
  8. Verslagen. Idealiter is een verslag van een vergadering beperkt tot de besluiten. Notulen van een vergadering waarin de verslaggever elke tussenkomst noteert brengen weinig aarde aan de dijk tenzij discussies rond het exacte woordgebruik. Dan is het dikwijls een machtspel, tijdens en buiten de vergadering, met veel tijdsverlies als gevolg. Het is een gevoelig punt omdat sommige werknemersvertegenwoordigers menen dat de notulen hun populariteit kunnen verhogen.
  9. Cultuur en waarden. Indien men aanneemt dat het sociaal overleg  het belang van de mensen en van het bedrijf moet dienen, dan kan men ook verwachten dat er een consensus kan zijn om problemen op te lossen, niet om er te maken. De voorzitter van de vergaderingen zal daarom borg staan voor respect, de kans voor iedereen om aan het woord te komen en probleemoplossend gedrag.