Alle onderhandelingen, dus ook sociale onderhandelingen, vragen om een grondige voorbereiding. Ze vragen dus ook tijd voor de voorbereiding.

Alles begint met de analyse van de situatie.

De speltheorie is een goede houvast om de situatie in te schatten. De speltheorie is een tak van de wiskunde toegespitst op het nemen van beslissingen. Deze wetenschap leert ons dat elke onderhandeling afhangt van vier parameters:

  1. Wat zijn de posities van elke partij? (stellingen)
  2. Hoeveel macht heeft elke partij? (machtspositie)
  3. Hoe belangrijk is een akkoord voor de partij? (belang)
  4. Hoeveel wil elke partij toegeven? (flexibiliteit).

De sociale onderhandelaar zal in feite voortdurend op zoek zijn naar de antwoorden op deze vragen en niet alleen op de vooravond van een onderhandeling.

Strategisch onderhandelen is dan ook voortdurend bezig zijn met deze vier dimensies. Het is dus veel meer dan de bestrijding van de stellingen tijdens de onderhandelingsvergaderingen.

Verkenning
De informatie die de onderhandelaar voortdurend verzamelt laat hem toe de onderhandelingsmarge van de andere partij te kennen. Alleen met die informatie is een taktiek lonend om de grenzen van een onderhandelde oplossing te verkennen. Zo niet loopt men nodeloos het risico van een staking of verlaat men te vroeg de eigen stellingen.

Coöperatief model
O.i. is het zinvol deze strategie te richten naar een win-win situatie (coöperatief model) in plaats van een zero-som spel (conflictmodel). Het doel is het scheppen van toegevoegde waarde en continuïteit op lange termijn.

In dit model is het respect voor de tegenpartij essentieel. Dat gaat zowel over respect voor de persoon (bvb. in het geval die zich manifest vergist heeft) en over respect voor de opvattingen en de stellingen. Doet men dat niet, dan zal de andere zich miskend voelen en negatief opstellen, wees er maar zeker van.

Ook volgens dit model heeft het geen zin om de vakbonden tegen elkaar te spelen. Op termijn leidt dit tot een opbod van eisen.

Tijd geven aan de tijd
Niet te verwaarlozen is het element tijd. Hiermee rekening houden maakt deel uit van de voorbereiding.

Enerijds weet men dat een sociaal akkoord duurder kan worden met de duur van de onderhandelingen. Anderzijds zijn deadlines dooddoeners. Zelden helpen ze een goed resultaat te bereiken. Ze zetten altijd één partij in een zwakkere positie. Geduld is de meest waardevolle kwaliteit van een onderhandelaar zei Henry Kissinger.

Technische voorbereiding
Elke sociale onderhandeling gebeurt binnen een wettelijk kader of in uitvoering van een sectorale (soms interprofessionele) cao. De onderhandelaar die uitleg moet vragen tijdens de besprekingen staat er natuurlijk zwakker voor dan de partij die zich goed heeft voorbereid.

Sommige onderhandelaars vertalen elke belangrijk onderhandelingsmoment in een cao-tekst. Dat vraagt veel werk. Het voordeel is dat men de tijd neemt om duidelijke teksten te schrijven en dat men voortdurend bezig is met modaliteiten die dan tijdens de besprekingen verduidelijkt kunnen worden.

Logistiek
De onderhandelingszaal, de catering, de opstelling van de tafel, de eventuele vertaling, de ruimte voor aparte vergaderingen tijdens de schorsing enz. laat men niet over aan de improvisatie van een onervaren medewerker.

Communicatie
Het is goed op voorhand een communicatieplan te hebben. Wie geeft welke informatie aan wie en op welk moment van de onderhandelingen? In het ene bedrijf opteert men voor transparantie, in het ander bedrijf voor discretie. Beide partijen moeten dan wel dezelfde beslissing nemen.

Mandaat
De onderhandelaar zal een duidelijk mandaat op zak hebben. Belangrijk is dat hij/zij over voldoende ruimte beschikt en het vertrouwen krijgt van de mandaatgevers.

De woordvoerder die meerdere malen een schorsing van de onderhandelingen vraagt om zijn mandaat bij te sturen verliest het respect en verhoogt de ergernis van de syndicale onderhandelaars.

Geloofwaardigheid
In het sociaal overleg is elk akkoord het begin van een volgende onderhandeling.  De evaluatie van het laatste akkoord is de eerste voorbereiding van de volgende onderhandeling. O.i. is dat een belangrijke geestesingesteldheid waarvan men werk kan maken tijdens de voorbereiding.

Met de openingszet legt men al zijn geloofwaardigheid op tafel. De kunst bestaat er in om een voorstel te maken die de tegenpartij niet van de onderhandelingstafel jaagt en die enige toegevingsruimte toelaat. Die ruimte mag niet te groot zijn, want hieruit zal de andere kant van de tafel uit afleiden voor de volgende onderhandeling dat er altijd wel meer uit te halen is dan wat mogelijk blijkt op eerste zicht.

We eindigen hier met de afronding. Op voorhand zal een onderhandelingsteam afspreken dat op het ogenblik van het"allerlaatste voorstel" er absoluut geen ruimte meer is voor een "aller-allerlaatste toegeving". Een manier om zich hierop voor te bereiden is zelf een eis in de achterzak houden voor het laatste moment om te vermijden dat er "een kers op de taart komt" die men achteraf betreurt.